Stále víc podnikatelů fakturuje online. Využívají jednoduchost, rychlost i nízkou cenu
Tisíce nových uživatelů. Takový nárůst zájmu hlásí každý rok online fakturační služby. Podnikatelé jim stále častěji dávají přednost před Wordem a podobnými programy. Díky online softwaru totiž získají přesnější údaje a navíc mají své doklady víc pod kontrolou.
Přestože jen v Česku lidé využívají online fakturaci už víc než 10 let, zájem o ni v poslední době pořád stoupá. Podnikatelé totiž objevují chytré funkce, které jim tento nástroj přináší. Od napojení na bankovnictví a různé databáze přes automatické doplňování údajů až po individuální vzhled faktur.
Faktury budou bez chyb
Zřejmě největší výhodou je možnost napojit online fakturaci na další programy a služby. Fakturace dokáže komunikovat například s internetovým bankovnictvím, když po zaplacení automaticky označí daný doklad jako uhrazený.
Velmi užitečné je také propojení s databází ARES a dalšími podnikatelskými rejstříky. Díky tomu vám stačí zapsat na doklad IČ klienta a zbývající fakturační údaje si online služba sama stáhne z příslušného registru. Nemusíte tak nic opisovat a bát se chyb a překlepů.
Podobně jednoduše doplníte na fakturu i konkrétní zboží či služby. Stačí si v programu vytvořit ceník, ze kterého jednotlivé položky „naklikáte“ na doklady.
Online fakturaci propojíte i s dalšími programy. A snadno tak přenesete potřebné údaje například ze svého CRM systému nebo e-shopu.
Program připraví faktury za vás
Automatizace nekončí jen přenášením údajů z jednoho programu do jiného. Program za vás udělá i jiné úkony – zvládne třeba posílat upomínky klientům, kteří se opozdí s platbou, nebo poděkovat za úhradu těm, kteří zaplatí včas.
Řada podnikatelů oceňuje také automatické odesílání pravidelných faktur.
Pokud tedy klientům každý měsíc účtujete stejnou částku například za pronájem skladu nebo za úklid kanceláře, nemusíte tyto faktury připravovat stále znovu. Stačí jen vytvořit šablonu, nastavit podmínky pro odeslání dokladu a o zbytek už se postará online fakturace.
Ušetří vám tak čas, který můžete věnovat důležitějším činnostem.
Stejným způsobem zautomatizujete i předávání dokladů své účetní.
Drobnosti, které klienti ocení
Plusem je také možnost přizpůsobit si vzhled faktur. Zatímco u ručně psaných dokladů nebo faktur vytvořených ve Wordu či Excelu máte poměrně svázané ruce, s online fakturací přizpůsobíte doklady svému vkusu či firemnímu stylu.
Můžete si totiž nastavit barevnost faktur, přidat na ně svoje logo nebo doplnit podpis.
Užitečnou drobností je také přidání QR kódu. Nejen, že faktura vypadá moderněji, ale zákazníkům umožní rychlé a pohodlné placení. Což řada z nich určitě ocení.
Už žádné zapomenuté doklady
Za zmínku stojí také fakt, že můžete připravovat různé typy dokladů a že všechno funguje online. Díky tomu máte ke svým fakturám přístup v režimu 24/7. A odkudkoliv potřebujete.
Když tedy zapomenete novému klientovi připravit cenovou nabídku, snadno to napravíte třeba z dovolené.
Existuje ale ještě jeden důležitý důvod, proč jsou tyto programy tak oblíbené. Je jím fakt, že nabízí online fakturaci zdarma.
I když jsou fakturační služby zpoplatněné, zpravidla u nich najdete bezplatnou variantu. Tyto verze mají jen jednu nevýhodu. Obvykle musíte počítat s omezeným počtem dokladů či klientů. Pokud se ale do limitů vejdete, získáte možnost vytvářet 100% profesionální faktury, aniž by vás to stálo jedinou korunu.
A to už stojí za vyzkoušení.