Chcete ve firmě nový informační systém? Nastavte ho podle toho, kde chcete mít vaše podnikání za pár let

Když chce někdo přejít na nový informační systém, měl by se oprostit od toho, co a jak v jeho firmě funguje. „Klíčové je nepřemýšlet pouze o řešení aktuálního stavu, ale o tom, kde chce firma být za několik let. Nesnažit se ERP upravit na míru stávajícím a často zastaralým procesům,“ říká po provedené transformaci finanční manažerka společnosti Allwyn Lenka Neuvirtová.

Tato firma před časem přešla na SAP mimo jiné proto, aby sjednotila systémy z řady zemí, kde působí. „Máme kancelář v Praze v České republice, náš headquarters je v Lucernu ve Švýcarsku a ještě máme kancelář v Londýně. Každá z nich dosud využívala vlastní účetní systém, nebylo to propojené a bylo to nepraktické z pohledu informací. Přechodem na SAP jsme tak mohli celý proces zjednodušit a standardizovat, což nám umožňuje efektivněji pracovat s daty a rychleji se dostat k potřebným informacím,“ říká Neuvirtová v podcastu Unfiltered.

Spolehla se přitom primárně na standardy společnosti bez specifických zadání. Nicméně dnes říká, že některé věci by se přece jen vyplatilo připravit podrobněji: „Když se na to dívám zpětně, začátek projektu byl možná zbytečně hektický. Na začátku bylo potřeba důkladněji diskutovat, co přesně chceme a potřebujeme, a v některých chvílích nás některé věci překvapily.“

Při implementaci totiž Allwyn využil metodologii SAP Activate, která umožnila obejít se bez podrobného plánu. Pouhá úprava standardů celý proces zjednodušila a urychlila. „Nicméně zpětně viděno bych u úvodního workshopu ocenila větší přípravu v těch oblastech, které jsou u nás složitější – zejména v oblasti Treasury, kde jsme si měli lépe vyjasnit konkrétní požadavky a procesy a nebyli bychom pak překvapení komplexností této oblasti, konkrétně náročností napojení na SWIFT,“ říká a dodává: „Na začátku jsme neměli dost informací, a tím pádem ani dobrý odhad, kolik času našich lidí bude skutečně potřeba. Kromě toho jsme měli dopředu naplánovat důkladnější proškolení, aby byli všichni klíčoví uživatelé plně připraveni na nový systém.“

Allwyn začal transformaci relativně malými kroky, na začátku šlo pouze o základní účetní model a nějaké drobnosti. „Ale vlastně už od začátku jsme přemýšleli nad tím, že to postupně budeme rozšiřovat tak, jak budeme potřebovat. Bavíme se o tom, jestli do toho zapojíme i mzdový systém nebo HR systém všeobecně,“ zdůrazňuje Neuvirtová, že i takový postup je možný.

Od začátku přitom ve firmě neuvažovali o jiné variantě než o cloudu. „Klíčovou výhodou byla škálovatelnost – jak naše společnost roste, můžeme snadno přizpůsobit naše potřeby bez nutnosti investovat do nové infrastruktury. To je obzvláště výhodné, protože nám to umožňuje rychle reagovat na proměnlivé požadavky bez zbytečných investic do hardwaru. Také nižší počáteční náklady hrály roli, jelikož model předplatného nám poskytl finanční flexibilitu,“ podtrhuje výhody.

Další důležitým faktorem byla podle ní i dostupnost, protože cloudové řešení umožňuje týmům pracovat odkudkoli. Velkým plusem byly také automatické aktualizace, které zajišťují, že systém je vždy aktuální s nejnovějšími funkcemi a bezpečnostními vylepšeními. „Rozhodnutí pro cloud byla jednoznačná volba,“ uzavírá Lenka Neuvirtová.